Kutunun İçinden: Nasıl Çalışıyoruz?

Uzaktan çalışma, hibrit çalışma, haftada dört gün çalışma… Bunların tümü pandemiyle birlikte hayatımıza giren ya da pandemi sonrasında daha da yerleşen kavramlar oldu. 2020, yaşam tarzlarımızla birlikte çalışma biçimlerimizin de değiştiği bir dönemin başlangıcı olarak kabul edilebilir. Oysa pandemiden yaklaşık yedi yıl önce, mobil bir çalışma kültürünün nasıl kurulabileceği ve büyük ekiplerin minimum maliyetle nasıl yönetilebileceği üzerine yoğun biçimde düşünüyordum. Çok fazla düşünmüş olmalıyım ki 2014 yılında evren, bu fikirleri hayata geçirebilmem için gereken ortamı hazırladı. Yine de dileğimi evrene biraz eksik iletmiş olabilirim: Mevcut bir yapıyı dönüştürmeyi beklerken bir anda kendimi, bütün fikirlerimi sıfırdan uygulayabileceğim bir sahada buldum. İşin heyecan verici tarafı şuydu: Önümde sıfır kilometre bir çalışma hayatı ve yirmi kişilik bir ekiple kurulması gereken bir yazılım şirketi vardı. Buna ne maddi ne de zihinsel olarak hazırdım. Ancak üzerine uzun süre düşündüğünüz fikirleri hayata geçirebilme ihtimali, sanırım bir girişimci için bütün olumsuzluklardan daha güçlü bir motivasyon oluşturuyor.

Bir Ofis Değil, Çalışma Sistemi Kurmak

Basit bir hesap yapalım: Yirmi profesyonel çalışan, yirmi bilgisayar, yirmi telefon, yirmi yemek kartı, yirmi özel sağlık sigortası, en az yirmi kişilik bir ofis ve o ofisin bütün ihtiyaçları… “Bu matematiğin içinden nasıl çıkılır?” diye sorabilirsiniz. Tasarladığımız çalışma modeli, dönemin ekonomik koşullarıyla da örtüşünce çok güçlü bir başlangıç yapmamızı sağladı. 2014 yılında sabit bir ofisi olmayan; herkesin evine en yakın noktaya giderek çalışabildiği, toplantıların çevrim içi yapıldığı ve çalışma arkadaşlarımıza verilen kutularla "INNTHEBOX" temel şirket ihtiyaçlarının karşılandığı bir yapı kurduk. İyi tasarlanmış bir hoş geldin paketinin birçok ihtiyaca çözüm olabileceğini düşündük. O dönem Urban Station, bugünkü adıyla Workinton ile yaptığımız anlaşma sayesinde tüm çalışma alanlarını kullanabilme imkanı kazandık. Böylece İstanbul’un her iki yakasında da onlarca uydu ofisimiz oldu. Sabah kahvaltısı, sınırsız çay ve kahve, fotokopi, toplantı odaları ve daha birçok hizmet bu anlaşmaya dahildi. Amacımız, herkesin evine en yakın ofise giderek çalışabilmesi ve tüm iletişimin çevrim içi ilerlemesiydi. Gerektiğinde müşteri ofislerinde çalışıyor, gerektiğinde çevrim içi toplantılarla ihtiyaçlarımızı karşılıyorduk. Elbette zamanla herkes evine en yakın ofis yerine Galata Urban’a gelmeye başladı ve orada eğlenceli bir çalışma ortamı oluştu. Tek bir şirket olmamıza rağmen bazen ofisin tamamını dolduruyorduk.

Kutunun İçindeki Araçlar

Bilgisayar, telefon ve çevre birimlerini küresel bir Alman şirketi olan Grenke’den leasing yöntemiyle sağladık. Böylece yirmi bilgisayar ve diğer teknolojik yatırımlar için başlangıçta büyük bir ödeme yapmak yerine maliyeti 36 aya yayabildik. Cihazları düzenli olarak yeni modellerle değiştirebiliyor, servis hizmetlerinden yararlanabiliyor ve kiralama süresinin sonunda bir aylık kira bedeli karşılığında ürünlerin sahibi olabiliyorduk.

Daha sonra bu cihazları kullanan çalışma arkadaşlarımız, oldukça düşük rakamlarla ürünleri satın alabildiler. Sanırım bu ihtimal, cihazları daha özenli kullanmalarına da katkı sağlamış olabilir. Gelelim en kritik tercihlerimizden birine: kartvizitlerimiz. O dönemde bir çalışan için kartvizit, yeni bir işe başladığını çevresine göstermenin elbette LinkedIn dışında en kıymetli kanıtlarından biriydi. Türkiye’de yalnızca bu işi yapan firmalar bulunmasına rağmen istediğimiz kaliteyi sağlayabilen bir yer bulmakta zorlandık. Kartvizit tasarımlarımızdaki yarım kadrajlı fotoğrafları düzgün basıp kesebilen bir matbaa dahi bulamadık. Sonunda İngiliz MOO ile çalışmaya başladık. Tasarımlarımızı çevrim içi olarak yüklüyor; ertesi gün teslim edilen, yüksek kaliteli ve bir dönem NFC teknolojisini de içeren kartvizitlerle profesyonelliğimize profesyonellik katıyorduk. Fiziksel ihtiyaçları çözdükten sonra sıra, birlikte çalışmamızı sağlayacak yazılımlara gelmişti. Microsoft’un üst düzey iş ortaklarından biri olmak, ihtiyaç duyduğumuz uygulamalara erişimimizi kolaylaştırdı. İlerleyen dönemde ortak çalışma deneyimini güçlü biçimde destekleyen Teams’in de devreye girmesiyle süreçlerimiz ciddi ölçüde hızlandı. Aslında Microsoft, her girişimin bilmesi gereken pek çok destek sunuyor. Elbette müşterilerimizin “Bizi gelmeye değer görmüyor musunuz, Teams üzerinden toplantı yapmak da nedir?” diye tepki gösterdiği zamanlar oldu. Hatta inanması güç ama yerleşik bir ofisimiz olmadığı için çok büyük bir kırtasiye markası, tüm süreçlerde anlaşmış olmamıza rağmen işi bize vermekten vazgeçti. Ortak çalışma, ortak proje yönetimi ve görev bazlı çalışma konusunda ilk günden beri kullandığımız Teamwork.com ise basitliği ve müşterilerle birlikte kullanılabilmesi sayesinde bize çok değerli bir yapı sundu. Halen de sunmaya devam ediyor.

Teknolojiden Önce Kültür

Peki, uzun yıllardır geleneksel yöntemlerle çalışan bir ekibi; ailelerinden, çevrelerinden ve önceki iş deneyimlerinden gördüklerinden tamamen farklı bir yapıya nasıl adapte edecektik? İnsanı odağına alan, verimliliği en üst seviyede tutmaya çalışan, izinleri ek haklarla daha insani bir noktaya taşıyan; havuzdan, yazlıktan, okuldan ya da yurt dışından çalışmaya imkan veren ve ölçme-değerlendirmeyi insanları geliştirmek için kullanan bir sistemin bilincini herkese nasıl aktarabilirdik? Bunun için büyük resmi görmemizi sağlayan toplantılar düzenledik ve şeffaflığı temel ilkelerimizden biri haline getirdik. Herkes şirketin tahmini gelir ve giderlerini biliyor; üretim kapasitesini ve ekiplerin doluluk oranlarını şeffaf biçimde takip edebiliyordu. Böyle bir kültürle kurulmuş ve büyümüş bir şirket sizce pandemide sarsıldı mı? Tam aksine, pandemi bizi şirketin en hızlı büyüdüğü dönemlerden birine taşıdı. İlk adaptasyon sürecini, insanların evde sıkılıp geceleri bile toplantı yapmak istemelerini ve uzaktan çalışmaya ilişkin diğer uyum sorunlarını hep birlikte yaşadık. Ancak bir konuda rahattık: Biz zaten uzaktan çalışan ve tüm kültürünü bunun üzerine kurmuş bir şirkettik. Kurulduğumuz ilk yıllarda “Bizi gelmeye değer görmüyor musunuz?” diye soran büyük şirketler, pandemiyle birlikte “Toplantıları mutlaka çevrim içi yapalım,” demeye başladı. Bu değişim, pandemi gibi büyük bir olayın yaşamlarımızı tek dokunuşla nasıl dönüştürebildiğinin en açık göstergelerinden biri oldu.

Uzaktan Çalışmanın Zor Tarafları

Boşta kalan zamanlarımızı ürün geliştirmek, kendimizi donatmak ve yeni yetkinlikler kazanmak için değerlendirdiğimiz doğrudur. Ancak bu deneyimin olumlu tarafları kadar olumsuz taraflarından da söz etmek gerekir. Özellikle yeni mezun çalışanların organizasyona katılması kolay olsa da gelişebilmeleri için omuz omuza çalışma ve güçlü bir iletişim gerekiyordu. Teams’te oluşturduğumuz odalar ve gün boyu açık tuttuğumuz bağlantılar bu ihtiyacı karşılamaya yardımcı oldu; ancak hiçbir zaman aynı ortamda birlikte çalışmanın etkisini tam olarak sağlayamadı. Evden çalışma kültürü başka sorunları da beraberinde getirdi. Ailelerin, evden çalışan kişiyi bankaya ya da markete gönderilebilecek “çalışmayan kişi” olarak görmesi ciddi zaman kayıplarına neden oldu. Bir yandan çocuklarına bakarken diğer yandan projelerini yetiştirmeye çalışan anneler ve babalar gördük. Ekonomik koşulların değişmesiyle şehir, hatta ülke değiştiren birçok çalışma arkadaşımız oldu. Bazılarıyla bir daha aynı toplantı odasında bulunamayacağımızı bilmek de bu çalışma modelinin insani açıdan zor taraflarından biriydi. Buna rağmen araştırma ve geliştirmeye ciddi bir kaynak ayırdık. Google’ın genel bütçesi içinde Ar-Ge’ye ayırdığı oranı örnek alarak biz de bütçemizin benzer bir bölümünü bu alanda kullandık diyebilirim. Burada altını çizmek isterim: Tutarı değil, oranı kastediyorum. Bu yatırımlar şirkete her zaman yeni bir birikim ve bizi büyüten ürünler olarak geri döndü. Bugün bizi INNTHEBOX yapan noktaya ulaşmamızda da önemli rol oynadı.

Kutunun İçinde, Kutunun Dışında

“Kutunun içinde olmak” bizim için yalnızca bir kelime oyunu değil. Hayatınıza bir kutuyla dokunan bir şirketin, esnek çalışma imkanları sunarak sizi kutunun dışında düşünmeye teşvik etmesi gerçek bir bakış açısını ve kültürü temsil ediyor. “INNTHEBOX, but think out of the box” ve “We’re working everywhere” gibi mottolarımız da bu kültürün içinden doğdu. Mobil çalışmanın en önemli avantajlarından biri sahaya inebilmek, müşterinin yanında çalışabilmek ve ihtiyaç duyulan her an çevrim içi olarak buluşabilmekti. Bir özelliği tasarlamadan önce, onu kullanacak kişinin yanında bir gün geçirmeyi kural haline getirdik. Bu yaklaşımın, geliştirdiğimiz her ürünün ve yürüttüğümüz her projenin başarısına önemli katkısı oldu. Kasadaki hızın, mağaza müdürünün sabah rutininin ya da çağrı merkezinde tekrar tekrar sorulan bir sorunun gerçekte ne anlama geldiğini bilmeden tasarlanan bir ekran, kağıt üzerinde doğru görünebilir; ancak sahada operasyonu yavaşlatır ve verimsizleştirir. Bunu toplantı odalarında, işi yöneten kişilerle birlikte ne kadar değerlendirirseniz değerlendirin, sahada edinilen bilgiyi ve o bilgiyi çözüme dönüştürme imkanını tam olarak elde edemezsiniz. Bu nedenle mobil çalışma kültürü, tıpkı acil bir durumda bulunduğunuz yere gelen ambulans gibi, ihtiyaç duyulan noktaya hızla ulaşabilme imkanı sunar.

Bugün Nasıl Çalışıyoruz?

Bugün Teamwork’ü ve mobil çalışma modelini etkin biçimde kullanarak haftaya sahadan gelen notlarla başlıyoruz: Geçen hafta hangi müşteri hangi soruyu soramadı? Hangi ekran kimi yavaşlattı? Bu notlar ayrı bir “istekler” listesinde beklemiyor; doğrudan ürün yol haritamıza giriyor. Cuma günleri ise çalışan, somut bir çıktı ortaya koyuyor ve yeni haftayı planlıyoruz. Tüm bu deneyimlerden sonra uzaktan ya da Ar-Ge ofislerimizde çalışmak konusunda katı bir kuralımız yok. Tek kuralımız, bir işi yapan kişinin o işi kimin için yaptığını görmüş ya da en azından ayrıntılı biçimde düşünmüş olması. Çünkü bir kez mağazada durup kasayı izleyen bir geliştiricinin yazdığı kod, bu deneyimi yaşamamış bir geliştiricinin yazdığı koddan farklı oluyor. Kısacası mobil çalışma, bizim için yalnızca istenilen yerden çalışmak anlamına gelmiyor. İşi, ihtiyacın ve deneyimin bulunduğu yerde yapmak; çalışanlar, müşteriler ve ortaya çıkan sonuç açısından en verimli noktayı birlikte bulmak anlamına geliyor.

Tıpkı gezginin bilinmeyeni keşfetmek için çıktığı yolculukta olduğu gibi, vardığımız her durak beraberinde yeni deneyimler, ihtiyaçlar ve sorumluluklar getiriyor. Önemli olan, bu yolculuk boyunca merakımızı ve yenilikçi düşünme biçimimizi kaybetmemek.