Aus der Box heraus: Wie arbeiten wir?

Remote-Arbeit, hybrides Arbeiten, die Vier-Tage-Woche … All das sind Begriffe, die mit der Pandemie in unser Leben kamen oder sich danach noch stärker etabliert haben. 2020 lässt sich als Beginn einer Zeit verstehen, in der sich mit unserem Lebensstil auch unsere Arbeitsweise verändert hat. Dabei hatte ich schon rund sieben Jahre vor der Pandemie intensiv darüber nachgedacht, wie sich eine mobile Arbeitskultur aufbauen und wie sich große Teams mit minimalen Kosten führen lassen. Ich muss sehr viel darüber nachgedacht haben, denn 2014 schuf das Universum die Bedingungen, die ich brauchte, um diese Ideen umzusetzen. Vielleicht habe ich meinen Wunsch aber etwas unvollständig formuliert: Während ich erwartete, eine bestehende Struktur zu verändern, fand ich mich plötzlich auf einem Feld wieder, auf dem ich all meine Ideen von Grund auf umsetzen konnte. Das Spannende daran war: Vor mir lag ein völlig neues Arbeitsleben und ein Softwareunternehmen, das mit einem Team von zwanzig Personen aufgebaut werden musste. Weder finanziell noch mental war ich darauf vorbereitet. Doch die Aussicht, lange durchdachte Ideen verwirklichen zu können, ist für Gründerinnen und Gründer wohl eine stärkere Motivation als alle Widrigkeiten zusammen.

Kein Büro, sondern ein Arbeitssystem aufbauen

Rechnen wir einmal einfach: zwanzig Fachkräfte, zwanzig Rechner, zwanzig Telefone, zwanzig Essenskarten, zwanzig private Krankenversicherungen, ein Büro für mindestens zwanzig Personen und alles, was dieses Büro braucht … „Wie kommt man aus dieser Rechnung heraus?“, werden Sie fragen. Das von uns entworfene Arbeitsmodell traf sich mit den wirtschaftlichen Bedingungen der Zeit — und verschaffte uns einen sehr starken Start. 2014 bauten wir eine Struktur ohne festes Büro auf: Alle konnten an dem Ort arbeiten, der ihrem Zuhause am nächsten lag, Meetings fanden online statt, und die grundlegenden Bedürfnisse des Unternehmens wurden über die Boxen gedeckt, die wir unseren Kolleginnen und Kollegen übergaben — „INNTHEBOX“. Wir waren überzeugt, dass ein gut gestaltetes Willkommenspaket viele Bedürfnisse lösen kann. Dank der Vereinbarung, die wir damals mit Urban Station — heute Workinton — schlossen, konnten wir alle deren Arbeitsflächen nutzen. So hatten wir Dutzende Satellitenbüros auf beiden Seiten Istanbuls. Frühstück, unbegrenzt Tee und Kaffee, Kopierer, Besprechungsräume und viele weitere Leistungen waren enthalten. Unser Ziel war, dass alle im nächstgelegenen Büro arbeiten und die gesamte Kommunikation online läuft. Wenn nötig arbeiteten wir in Kundenbüros, wenn nötig deckten wir unseren Bedarf über Online-Meetings. Natürlich kamen mit der Zeit alle statt ins nächstgelegene Büro nach Galata Urban, und dort entstand eine lebendige Arbeitsatmosphäre. Obwohl wir nur ein Unternehmen waren, füllten wir manchmal das ganze Haus.

Die Werkzeuge in der Box

Rechner, Telefone und Peripheriegeräte bezogen wir per Leasing von Grenke, einem global tätigen deutschen Unternehmen. So mussten wir für zwanzig Rechner und weitere Technikinvestitionen keine große Anfangszahlung leisten, sondern konnten die Kosten auf 36 Monate verteilen. Wir konnten Geräte regelmäßig gegen neuere Modelle tauschen, Serviceleistungen nutzen und die Geräte am Ende der Laufzeit für eine Monatsmiete übernehmen.

Später konnten die Kolleginnen und Kollegen, die diese Geräte nutzten, sie zu sehr geringen Beträgen kaufen. Ich vermute, allein diese Aussicht hat dazu beigetragen, dass sie sorgsamer damit umgingen. Kommen wir zu einer unserer kritischsten Entscheidungen: den Visitenkarten. Damals war eine Visitenkarte — neben LinkedIn — einer der wertvollsten Belege dafür, dem eigenen Umfeld einen neuen Job zu zeigen. Obwohl es in der Türkei Firmen gab, die ausschließlich das machten, fanden wir nur schwer eine, die unsere Qualitätsansprüche erfüllte. Wir fanden nicht einmal eine Druckerei, die die halb angeschnittenen Fotos unserer Kartenentwürfe sauber drucken und schneiden konnte. Am Ende arbeiteten wir mit dem britischen Anbieter MOO. Wir luden unsere Entwürfe online hoch und erhielten am nächsten Tag hochwertige Karten, die eine Zeit lang sogar NFC-Technologie enthielten — Professionalität zur Professionalität. Nachdem die physischen Bedürfnisse gelöst waren, kam die Software an die Reihe, mit der wir zusammenarbeiten wollten. Einer der Top-Partner von Microsoft zu sein, erleichterte uns den Zugang zu den benötigten Anwendungen. Als später Teams hinzukam, das gemeinsames Arbeiten stark unterstützt, beschleunigten sich unsere Prozesse erheblich. Tatsächlich bietet Microsoft viele Unterstützungsprogramme, die jedes Start-up kennen sollte. Natürlich gab es Momente, in denen Kunden reagierten: „Sind wir Ihnen keinen Besuch wert? Was soll ein Meeting über Teams?“ Kaum zu glauben, aber eine sehr große Schreibwarenmarke verzichtete darauf, uns den Auftrag zu geben — obwohl alles vereinbart war —, nur weil wir kein festes Büro hatten. Für Zusammenarbeit, gemeinsames Projektmanagement und aufgabenbasiertes Arbeiten hat uns Teamwork.com, das wir vom ersten Tag an nutzen, dank seiner Einfachheit und der Möglichkeit, es gemeinsam mit Kunden zu verwenden, eine sehr wertvolle Struktur gegeben. Und tut es weiterhin.

Kultur vor Technologie

Die schwierigen Seiten der Remote-Arbeit

Es stimmt, dass wir freie Zeiten genutzt haben, um Produkte zu entwickeln, uns weiterzubilden und neue Fähigkeiten zu erwerben. Zu dieser Erfahrung gehören aber neben den positiven auch die negativen Seiten. Besonders Berufseinsteigern fiel der Einstieg in die Organisation leicht; um sich zu entwickeln, brauchten sie jedoch enge Zusammenarbeit und starke Kommunikation. Die Räume, die wir in Teams einrichteten, und die den ganzen Tag offenen Verbindungen halfen dabei; die Wirkung des gemeinsamen Arbeitens im selben Raum konnten sie aber nie vollständig ersetzen. Die Homeoffice-Kultur brachte weitere Probleme mit sich. Dass Familien die zu Hause arbeitende Person als „nicht arbeitend“ betrachteten und zur Bank oder in den Supermarkt schickten, führte zu erheblichen Zeitverlusten. Wir sahen Mütter und Väter, die einerseits ihre Kinder betreuten und andererseits ihre Projekte fertigstellen mussten. Mit den wirtschaftlichen Veränderungen zogen viele Kolleginnen und Kollegen in eine andere Stadt, manche in ein anderes Land. Zu wissen, dass wir mit einigen von ihnen nie wieder in einem Besprechungsraum sitzen würden, gehörte zu den menschlich schweren Seiten dieses Arbeitsmodells. Trotzdem haben wir erhebliche Mittel für Forschung und Entwicklung eingeplant. Am Anteil orientiert, den Google in seinem Gesamtbudget für F&E vorsieht, kann ich sagen, dass auch wir einen vergleichbaren Anteil unseres Budgets dafür verwendet haben. Ich möchte betonen: Ich spreche vom Anteil, nicht vom Betrag. Diese Investitionen kamen immer als neues Wissen und als Produkte zurück, die uns wachsen ließen. Sie haben wesentlich dazu beigetragen, dass wir heute dort stehen, wo uns INNTHEBOX ausmacht.

In der Box, außerhalb der Box

„In der Box zu sein“ ist für uns nicht bloß ein Wortspiel. Dass ein Unternehmen, das Ihr Leben mit einer Box berührt, Sie durch flexible Arbeitsmöglichkeiten dazu ermutigt, über die Box hinauszudenken, steht für eine echte Haltung und eine echte Kultur. Mottos wie „INNTHEBOX, but think out of the box“ und „We’re working everywhere“ sind aus dieser Kultur entstanden. Einer der wichtigsten Vorteile mobilen Arbeitens war, ins Feld gehen zu können, beim Kunden zu arbeiten und in jedem nötigen Moment online zusammenzukommen. Wir machten es zur Regel, vor dem Entwurf einer Funktion einen Tag neben der Person zu verbringen, die sie später nutzen würde. Dieser Ansatz hat wesentlich zum Erfolg jedes Produkts und jedes Projekts beigetragen. Ein Bildschirm, der entworfen wird, ohne zu wissen, was die Geschwindigkeit an der Kasse, die Morgenroutine einer Filialleitung oder eine im Servicecenter immer wieder gestellte Frage wirklich bedeutet, mag auf dem Papier richtig aussehen; im Alltag bremst er den Betrieb und macht ihn ineffizient. So intensiv Sie das in Besprechungsräumen mit den Verantwortlichen auch durchgehen: Das Wissen aus dem Feld und die Fähigkeit, es in eine Lösung zu übersetzen, erhalten Sie dort nicht vollständig. Deshalb bietet eine mobile Arbeitskultur die Möglichkeit, schnell an den Punkt des Bedarfs zu gelangen — wie ein Rettungswagen, der im Notfall zu Ihnen kommt.

Wie arbeiten wir heute?

Heute nutzen wir Teamwork und unser mobiles Arbeitsmodell konsequent und beginnen die Woche mit Notizen aus dem Feld: Welche Kundin konnte letzte Woche welche Frage nicht stellen? Welcher Bildschirm hat wen ausgebremst? Diese Notizen warten nicht auf einer separaten „Wünsche“-Liste; sie gehen direkt in unsere Produkt-Roadmap. Freitags liefert jede und jeder ein konkretes Ergebnis und plant die neue Woche. Nach all diesen Erfahrungen haben wir keine starre Regel dazu, ob remote oder in unseren F&E-Büros gearbeitet wird. Unsere einzige Regel lautet: Wer eine Aufgabe erledigt, hat gesehen — oder zumindest im Detail durchdacht —, für wen er sie erledigt. Denn der Code einer Entwicklerin, die einmal im Laden gestanden und die Kasse beobachtet hat, ist ein anderer als der einer Entwicklerin, die diese Erfahrung nie gemacht hat. Kurz gesagt: Mobiles Arbeiten heißt für uns nicht bloß, von einem beliebigen Ort zu arbeiten. Es heißt, die Arbeit dort zu tun, wo der Bedarf und die Erfahrung sind — und gemeinsam den Punkt zu finden, der für Mitarbeitende, Kunden und Ergebnis am produktivsten ist.

Wie auf der Reise eines Reisenden, der das Unbekannte entdecken will, bringt jede Station neue Erfahrungen, Bedürfnisse und Verantwortlichkeiten mit sich. Wichtig ist, auf diesem Weg unsere Neugier und unsere Art, neu zu denken, nicht zu verlieren. Genau deshalb heißen wir INNTHEBOX: INNovation in THE BOX.